文件和資料的管理

、由項目部辦公室負責管理性文件的收發、傳閱、編制清單歸類保存。

由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發，負責編制目錄，分發清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時標識。

、所有文件資料由文件批準人決定發放范圍和份數，文件發放人應填寫《文件和資料發放登記表》，按發放范圍和數量發放文件，并做好編號及登記。

、文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發放的表格上登記簽字。

、在發放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。

、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發放部門辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件、編號不變，文件發放部門應將原破損文件收回處理。

、文件使用人文件丟失后，應向文件發放部門辦理補領手續，在補領申請時必須作出書面說明，文件發放部門在補發文件時應重新進行分發編號，并注明作廢。

、在用有效文件控制清單

項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現行修訂狀態。

、文件和資料的更改

a.當文件和資料需要更改時，應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改的理由依據和更改內容，如更改涉及其它部門時，應重新會審。

b.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。

c.經更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發至有關部門。

d.文件持有人根據《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應處進行更改，但應確保內容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發放登記。

e.文件更改后，文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查。

f.文件更改應做好記錄和標識。

、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。

、文件和資料的保管

a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領導報告，批準后按二.和二.辦理。

b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規定辦理。

c.文件管理人在調離崗位或存檔時，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。

、文件和資料的使用控制

a.文件和資料需要時，由需要人填寫《文件和資料復印審批表》，應經主管部門或部門負責人批準，規定復印的份數、編號，發放應做好記錄和登記。

b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》，經文件管理部門負責人批準后方可借閱，借閱后必須及時歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經主管領導批準。

、記錄

文件和資料發放登記表

文件和資料收到登記表

文件和資料更改申請表

文件和資料更改通知單

文件和資料復印審批表

文件和資料存檔（移交）記錄

文件和資料補領審批表

有效文件控制清單

文件和資料借閱申請單

（摘錄）