歸檔的聲像資料必須是原版、原件，特殊情況下可接收復制件。

聲像資料的內容要真實，原件與復制品要相符。

光盤不得有劃痕、裂痕和變形，不得帶有病毒，不得有打不開的文件或不完整的文件，應使用質地良好的a級盤片。

（一）照片檔案

.內容真實、準確、完整，主體明確、影像清晰、畫面完整、色彩純正，未加修飾剪裁；

.使用數碼相機拍攝，其影像不得進行后期加工。原始圖像文件存儲格式為無壓縮的tiff格式。光學分辨率不得小于萬有效像素（不允許插值），影像尺寸不小于mb；

.數碼照片檔案的存儲載體應為dvd文件盤。照片應以內容為單位，分別建立文件夾刻錄制作。

（二）錄像檔案

.主題要明確、內容連貫完整、圖像清晰、鏡頭穩。工程項目的錄像資料應遵循施工順序，保持畫面、圖像的有機聯系；

.要使用質地良好的錄像帶，帶基不得有發霉、變形、掉磁及折損現象；

.應歸檔一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（dvd或以上素質的格式）；

.錄像素材的記錄格式為batecam或dvcam。素材帶的存儲載體可以是錄像帶，也可以是dvd視頻盤；

.錄像的dvd視頻盤，應采用ibp禎，mpeg－的文件格式，碼流小于.mb，圖像信號分辨率為×。

（三）錄音檔案

.錄音帶應聲音清楚；

.錄音檔案的存儲載體應為cd金盤，文件格式為wav，也可以是盒式錄音磁帶；

.錄音磁帶的帶基不得有發霉、變形、掉磁及折損現象。

六十八條聲像檔案的整理由攝錄人員按本辦法四、五、六條進行，檔案室指導、監督。

六十九條聲像檔案分類、編號

（一）照片檔案編號方法：

.照片檔案案卷號：照片檔案目錄號——案卷順序號

.卷內照片張號：案卷號——本卷流水號

（二）錄音檔案編號方法：

錄音檔案案卷目錄號——錄音帶順序號

（三）錄像檔案編號方法：

錄像檔案案卷目錄號——錄像帶順序號

七十條文字說明的編寫

.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等；

.編寫文字說明的要求：

()準確揭示聲像材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；

()照片按自然張(內容相的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶按盒編寫文字說明；

()文字簡潔、語言通順；

()時間用位阿拉伯數字表示，如..。

七十一條案卷要求

.將內容具有相關聯系的照片、錄音、錄像分別組成案卷；

.照片以自然張為單位填寫卷內目錄；

.錄音、錄像帶以盒為單位填寫案卷目錄；

.卷內備考表，用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。

七十二條保管條件

.存放聲像檔案的庫房或裝具應做到防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體等；

.庫房的溫度應控制在-℃，相對濕度應控制在%-%。

七十三條錄音、錄像帶、光盤應立放。

七十四條對室存聲像檔案應每二檢查一次,發現問題要及時進行處理。 ，